6 yếu tố đảm bảo cho 1 cuộc họp hiệu quả

Phát biểu rõ ràng mục tiêu buổi họp khi bắt đầu

Bất kể việc gì chúng ta làm đều phải có mục tiêu, và mục tiêu cho 1 buổi họp, trong 1 thời gian nhất định là điều vô cùng cần thiết.

Khi chúng ta xác định được đúng mục tiêu, đồng nghĩa với việc chúng ta đã khoanh vùng phạm vi chúng ta cùng bàn luận, tránh đi lan man sang các vấn đề khác.

Một thói quen của chúng ta là thương từ chủ đề A, chúng ta đi sang chủ đề B 1 cách vô thức, trong khi, chủ đề B lại cần những con người khác, không gian khác và thời gian khác.

Vậy nên, việc xác định mục tiêu cho buổi họp, và phát biểu nó khi gửi thông tin họp cho các thành viên tham gia là điều kiện đầu tiên nhằm đảm bảo buổi họp thành công.

Nội dung rõ ràng

Các nội dung trong buổi họp cần được gạch đầu dòng thành các đề mục chính và gửi mọi người trước khi buổi họp bắt đầu. Thậm chí, chúng ta có thể chi tiết nội dung đó sẽ do ai trình bày, trình bày trong bao lâu, và mục tiêu cần phải đạt được là gì.

Nôi dung rõ ràng giúp cho các thành viên có thời gian chuẩn bị các tài liệu liên quan nhằm tránh mất thời gian bàn luận vào các việc không liên quan.

Ngoài ra, khi một buổi họp có từng nội dung rõ ràng cũng giúp cho cả nhóm đi đúng mục tiêu lớn đề ra ban đầu cũng như từng bước giải quyết các vấn đề theo các chủ đề nhỏ.

Thành phần tham gia buổi họp đúng

Ai cũng hiểu, mỗi buổi họp đều có 1 người làm chủ trì và điều phối hướng đi cho buổi họp đó. Tuy nhiên, thành phần tham gia buổi họp lại cần được lựa chọn kỹ càng nhằm đảm bảo:

• Đúng người, đề thảo luận đúng chủ đề, đúng chuyên môn
• Để những người không liên quan làm những công việc khác

Thời gian là vàng. Câu này hoàn toàn đúng đối với việc lựa chọn đúng người cho buổi họp.

Với buổi họp hiệu quả, chúng ta nên duy trì ở con số 4-6 thành viên là hợp lý. Điều này đảm bảo các ý kiến đưa ra được thảo luận đầy đủ, có ý nghĩa và có sự tương tác nhiều chiều.

Chúng ta đã từng nghe câu thành ngữ “Chín người mười ý” để nói lên việc quá nhiều ý kiến không cần thiết dẫn tới không kết luận được vấn đề.

Và hơn hết, điều phối 1 nhóm nhỏ các thành viên tham gia bao giờ cũng dễ hơn rất nhiều 1 nhóm lớn.

Thời gian

Chúng ta đã từng chứng kiến rất nhiều những buổi họp quá thời gian dự kiến tới cả tiếng đồng hồ. Như vậy, rõ ràng nội dung và mục tiêu buổi họp không được định nghĩa hoặc quy định đúng, dẫn tới chúng ta trao đổi lệch mục tiêu ban đầu, hoặc trường hợp khác là không xác định đúng tầm quan trọng của nội dung chúng ta họp.

Mỗi buổi họp cần có 1 thời gian cụ thể để giải quyết vấn đề nhanh gọn, và kết luận được công việc cần làm.

Và những buổi họp hiệu quả, thì ngạc nhiên là hời gian họp rất ngắn, 30 phút là con số tham khảo hữu ích.

Một vấn đề khác, để họp hiệu quả, thời gian tổ chức buổi họp nên vào buổi sáng, khi mọi thành viên còn đang phấn chấn, vui vẻ, và mang lại tâm lý tích cực cho các thành viên còn lại.

Công cụ hỗ trợ

Họp là 1 trong những hoạt động thường xuyên và cần thiết trong bất cứ tổ chức nào. Chúng ta hoàn toàn có thể đánh giá phần nào hiệu quả doanh nghiệp thông qua cách thức phối hợp và làm việc nhóm. Và không gian để mọi người làm việc nhóm chính là phòng họp.

Chúng tôi luôn luôn đánh giá cao các doanh nghiệp có nhiều phòng họp nhỏ, thậm chí phòng họp chỉ có 2 người, vì đây chính là không gian để công việc nhanh chóng được giải quyết, các kết luận được đưa ra hiệu quả nhất.

Theo một nghiên cứu của Gartner, vào năm 2020, 74% các công ty trên thế giới đã chuyển sang làm việc từ xa và tổ chức họp online. Một nghiên cứu khác của Buffer cho thấy rằng hơn 90% người làm việc từ xa đã tham gia các cuộc họp trực tuyến trong thời gian này, trong khi đó, trước đại dịch COVID, con số này chỉ là 30%.

Các công cụ hỗ trợ cho việc họp như phòng họp Teams, Zoom,.. đã phát triển mạnh mẽ giúp cho không gian họp của tổ chức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng cốt lõi vẫn là đừng để các thiết bị ảnh hưởng tới thời gian và chất lượng buổi họp.

Vì vậy chúng ta cần phải xử lý trước các vấn đề về thiết bị 1 cách hiệu quả, và đồng bộ ngay từ đầu.

Xử lý tình huống

Đây là vấn đề liên quan đến nghệ thuật và kinh nghiệm điều phối 1 cuộc họp, giúp cho buổi họp đạt được mục đích hay mục tiêu đề ra.

Sẽ không có quy chuẩn cho các tình huống có thể phát sinh trong 1 buổi họp cụ thể, nhưng chắc chắn, sẽ có những tình huống mà chúng ta có thể lường trước, để phải đọc, học thêm nhằm xử lý nó 1 cách mềm dẻo:

• Ý kiến phản biện không đến từ công việc, mà đến từ mâu thuẫn cá nhân.
• Đưa ra vấn đề đủ lớn trong khuôn khổ thời gian hẹp
• Chỉ có 1 mình lãnh đạo nói, các thành viên khác không tương tác
• Thiết bị liên tục bị trục trặc làm giảm sự tập trung của các thành viên
• Thời gian setup cho 1 buổi họp lâu
• Mâu thuẫn chìm của tổ chức chưa được giải quyết nên buổi họp không ra được kết luận

Tất nhiên, còn rất nhiều yếu tố để chúng ta tạo ra một buổi họp hiệu quả, nhanh chóng rút ra được quyết định và chuyển hoá thành hành động.

Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết, chúng tôi chỉ nêu ra các đặc tính của buổi họp hiệu quả mà chúng ta hoàn toàn có thể hiệu chỉnh đôi chút như việc lên mục tiêu, cho đến nội dung buổi họp hay lựa chọn đúng người.

Các kỹ năng, sự tinh tế, và dám đối mặt với các tình huống khó xử của buổi họp thì lại rất cần các chuyên gia có kinh nghiệm chia sẻ và bản thân mỗi chúng ta cũng cần phải học từng ngày